ACTAGEST Organizzazione
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LA SOLUZIONE PER LE ORGANIZZAZIONI PIÙ STRUTTURATE

La soluzione per le organizzazioni più strutturate che vogliono gestire i protocolli in entrata e in uscita, i file dei progetti (pdf, dwg, doc, xls, jpg...), le edizioni successive dei documenti, la struttura dell'organizzazione e le tessere di riconoscimento del personale.

PRINCIPALI FUNZIONALITÀ DI ACTAGEST Organizzazione
• Assegnazione delle risorse alla diverse aziende, aree e settori che compongono la struttura dell'organizzazione.
• Liste delle risorse ordinata secondo la gerarchia Azienda/Area/Settore/Ruolo/Risorsa.
Tessere di riconoscimento del personale con fotografie e tutti i dati richiesti dalla normativa, anche in caso di subappalto.
• Stampa delle tessere di riconoscimento anche su etichettatrici.
Cronistoria delle risorse per registrare i ruoli della carriera, i corsi di formazione, le ferie, le assenze, l'utilizzazione delle risorse strumentali e qualsiasi altra informazione storica, con la possibilità di limitare la visualizzazione ai soli operatori che hanno acceso ai dati riservati, sensibili o giudiziari.

• Gestione nel modulo OGGETTI delle edizioni successive degli oggetti con registrazione delle risorse che hanno effettuato la redazione, la verifica e l'approvazione di ogni edizione.
• Generazione dell'etichetta delle edizioni successive degli oggetti con stampa anche su etichettatrici.


Protocollazione in entrata e in uscita di:

- oggetti (documenti cartacei, certificati, prodotti, apparecchiature, strumenti, moduli, prototipi, modelli, ecc.)
- email
- fax
- documenti di spesa
- documenti d'incasso

• Registrazione del progetto di riferimento, del nominativo che consegna o riceve, del mezzo di consegna, del contenitore e del contenuto.
• Stampa della ricevuta di protocollo.
• Registrazione dei dati di ricezione.
• Generazione dell'etichetta per la segnatura del protocollo con stampa anche su etichettatrici.
• Annullamento del protocollo secondo normativa.

Esempio di protocollo: Pe.2329853/09/UfTec

Pe = Protocollo in entrata
Pu = Protocollo in uscita
Px = Protocollo annullato
2329853 = Numero di Protocollo
/09 = Ultime 2 cifre Anno
/UfTec = Identificazione ufficio o area
Archivio dei file associati a:
- oggetti (documenti cartacei, certificati, prodotti, apparecchiature, strumenti, moduli, prototipi, modelli, ecc.)
- email
- fax
- documenti di spesa
- documenti d'incasso
- fatturePA
- documenti di trasporto

Registrazione di qualsiasi tipo di file con qualsiasi estensione.
Apertura di qualsiasi tipo di file direttamente da ACTAGEST purché sia presente sul computer un'applicazione che apre quel tipo di file.
• Registrazione dei file direttamente dai moduli degli elementi a cui si riferiscono, è sufficiente cliccare sui file e viene registrato il percorso per accedere al file.
• Inserimento dei file sia da computer Mac che Windows con la registrazione di entrambi i percorsi, anche se in rete.
• Per ogni file è possibile registrare se è stata apposta la firma digitale, se è stata applicata la marca temporale e se il file è stato archiviato per la conservazione sostitutiva.
• Ricerca veloce di tutti i file di ogni progetto, indipendentemente dagli elementi a cui si riferiscono e dalla loro posizione sui dischi locali o remoti.
La visualizzazione dei vari elementi nei moduli PROTOCOLLO e FILE dipende dalle soluzioni con cui è composta la propria licenza d'uso di ACTAGEST.
I dati dei moduli PROTOCOLLO e FILE saranno visualizzati e gestiti anche in altre soluzioni di ACTAGEST.
ACTAGEST


ACTAGEST
Organizzazione

è una delle 10 soluzioni con cui è possibile costruire, a misura delle propria organizzazione,
ACTAGEST
il sistema di gestione modulare
per professionisti, società ed enti che operano per progetti, pratiche e commesse.


ACTAGEST
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aggiunge ad ACTAGEST
i moduli PROTOCOLLO e FILE.

 

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